HERO Brexit

Get ready for Brexit – en doe dat nu

Op 4 november, 57 dagen voordat het Verenigd Koninkrijk de banden met de EU definitief doorsnijdt, organiseerde RPPC een digitale Port Call over de Brexit. “Bereid je goed voor, doe het nu, en doe het met alle partijen in de keten”, was het nadrukkelijke advies.

Op 4 november, 57 dagen voordat het Verenigd Koninkrijk de banden met de EU definitief doorsnijdt, organiseerde RPPC een digitale Port Call over de Brexit. “Bereid je goed voor, doe het nu, en doe het met alle partijen in de keten”, was het nadrukkelijke advies.

“Of er nu een Brexit met een deal komt of dat toch sprake zal zijn van een harde Brexit: in beide gevallen zullen partijen die zaken doen met het Verenigd Koninkrijk te maken krijgen met veranderingen”, stelt Mark Dijk, Manager External Affairs bij Havenbedrijf Rotterdam. “Die veranderingen zijn vooral administratief van aard. Het is zaak je goed voor te bereiden en je in de materie te verdiepen.”

De Port Call kreeg als titel ‘Get ready for Brexit’, naar het gelijknamige informatieplatform www.getreadyforbrexit.eu, dat op initiatief van Deltalinqs, Portbase, evofenedex, Fenex en TLN werd opgezet. Een groot aantal partners, zowel uit het bedrijfsleven als de overheid, neemt deel aan dit platform.


Douaneterrein

Tijdens de Port Call lag de focus op de consequenties voor het transport via ferry’s en Ro/Ro-schepen. En niet voor niets, legt Lucien Stötefalk Agency Manager NL & UK bij Ferry Operator DFDS uit. “95% van het Ro/Ro- en ferry-transport gaat naar het Verenigd Koninkrijk. Dit wordt nu een land buiten de EU, daar zijn veel partijen waarmee wij zakendoen niet mee bekend.” Dit in tegenstelling tot ondernemingen die actief zijn in deepsea of shortsea transport.

Stötefalk, die nadrukkelijk sprak namens alle Ferry Operators in Nederland, schetste dat op de terminals veel gaat veranderen. “Een deel van de terminal wordt douaneterrein, daar mag niets of niemand in of uit zonder douanedocument.”


Ketenbrede oplossing

Veel ferry-terminals zijn klein bemeten, ruimte voor parkeren is er niet. Dat betekent dat alle formaliteiten moeten zijn afgerond voordat een vrachtwagen richting de haven rijdt. “Dit lukt alleen als alle partijen in de keten samenwerken en de data aan elkaar doorgeven.”

Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen is een ketenbrede digitale oplossing gebouwd door Portbase. Stötefalk: “In feite is het simpel. Het douanedocument moet verplicht digitaal voorgemeld worden bij de terminal via Portbase. Voor vertrek naar de haven moet in Portbase gecheckt worden of de terminal de documenten heeft ontvangen. Pas als dat duidelijk is vertrekt de vrachtwagen naar de terminal. Alleen zo kunnen we congestie voorkomen.”


Portbase centraal in de keten

Martijn Hordijk, manager sales bij Portbase, ging nader op de rol van het digitale platform in. “Portbase maakt in feite de koppeling tussen de douane, de ferry operator en alle andere partijen mogelijk. Het uitgebreide proces is teruggebracht tot een klein aantal stappen.” Hordijk vergelijkt het met het boeken van een vliegreis. “Niemand loopt zonder paspoort en ticket Schiphol binnen in de overtuiging dat hij zomaar in een vliegtuig kan stappen. Zo is het met lading naar een derde land ook.”


Vier tips

Omdat er ondernemingen zijn die uitsluitend zaken doen binnen Europa en niet gewend zijn aan het voldoen aan formaliteiten bij transport naar een derde land, heeft Hordijk een aantal tips.

  1. Maak je, als je exporteur of verlader bent bekend bij de douane. Vraag zo spoedig mogelijk een EORI-nummer aan.
  2. Bepaal wie de in- en uitvoeraangifte doet: de expediteur, een douane-agent of u zelf.
  3. Bepaal wie concreet de voormelding doet in Portbase.
  4. Check, voor vertrek of die voormelding werkelijk is gedaan. Anders komt de wagen de terminal niet op.

Instructievideo’s

In Portbase moeten verschillende gegevens ingevuld worden. In het geval van de import van goederen gaat het om de naam van de terminal, het documentnummer, het documenttype, de modaliteit en het zendingsnummer in het geval van transport met een ferry, of het containernummer bij shortsea.

Bij het exporteren van goederen gaat het om vier gegevens: het documentnummer, het betreffende transportequipment, het document type en het boekingsnummer.

Portbase heeft online een groot aantal instructievideo’s staan op support.portbase.com

Portbase doet continu onderzoek onder partijen die actief zijn in de ferry-markt en peilt dan hoe ‘Brexit-ready’ ondernemingen zijn. Hordijk: “Op dit moment is 85% van de partijen in de keten er klaar voor. Onze ambitie is om op 1 januari op 95% te zitten.”


Eerst aangifte doen

Kees Neele, hoofd van de douaneafdeling bij Neele-Vat Logistics maakt duidelijk dat ondernemingen nog wat stappen moeten zetten voordat de vooraanmelding gedaan kan worden. “Het begint ermee dat je aangifte moet doen. En wel bij het douanekantoor waar de expediteur is gevestigd, of bij een kantoor in de plaats waar de goederen zijn verpakt of worden geladen voor vervoer.” Om die digitale aangifte te kunnen doen, is een machtiging nodig waaruit blijkt dat degene die aangifte daadwerkelijk als direct vertegenwoordiger mag doen. “Dit zijn standaardcontracten”, legt Neele uit.

Dan is nog een aantal gegevens over de betreffende lading nodig, namelijk de factuur, de paklijst een goederencode en de INCO Term waaruit de leveringsconditie blijkt. Neele: “En dat voor elke soort goederen. Dus als de lading bestaat uit verschillende producten moet voor elk product een document worden ingevuld.”


Scenario’s

Uiteraard houden het Havenbedrijf en de overheid rekening met aanloopproblemen. Mark Dijk, van het Havenbedrijf: “We hebben verschillende scenario’s uitgewerkt, we zorgen voor verkeersregelaars en extra parkeerplaatsen. Al langere tijd flyeren we bij de terminals opdat chauffeurs op de hoogte zijn. Want de boodschap is nogmaals: zonder document, zonder digitale voormelding heb je met een truck geen toegang tot de terminal.”


Bekijk de Port Call terug

 

Thumbnail-Terugblik Port Call Brexit