1. Persoons gegevens die worden verwerkt

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Rotterdam Port Promotion Council (hierna:  ‘RPPC’, ‘wij’ ‘onze’) met persoonsgegevens omgaat en hoe jij jouw rechten daarover kunt uitoefenen. Wij vinden jouw privacy erg belangrijk en zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die jij met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten wij graag toe hoe wij dat doen. Heb je hier vragen over, dan beantwoorden wij deze graag! Je kunt ons bereiken via rppc@rppc.nl

Wij verwerken jouw persoonsgegevens doordat jij gebruik maakt van onze diensten en/of omdat jij deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die RPPC (mogelijk) verwerkt, afhankelijk van de dienst die jij afneemt.

• Bedrijfsnaam en de contactgegevens van het bedrijf (adres, algemeen telefoonnummer en algemeen e-mailadres) uit het register van de KvK.
• Bankrekeningnummer van het bedrijf.
• Persoonsgegevens van de contact persoon/personen
  - voornaam en achternaam
  - geslacht (alleen ten behoeve van aanhef)
  - functie
  - e-mailadres
  - telefoonnummer
• Relatie specifiek:
  - lid of donateur
  - lid status
  - communicatievoorkeur en deelname aan community
• Bezoekrapport (na bezoek van een evenement, alleen met uitdrukkelijke toestemming):
  - Informatie die je verstrekt over de voortgang binnen jouw bedrijf, de sector, diensten en producten
  - Personele wijzigingen om onze contactpersonenlijst actueel te houden
  - Informatie over collega bedrijven die baat kunnen hebben bij een RPPC-lidmaatschap
  - Deze gegevens delen wij niet met externen en zijn bedoeld om jouw interesses te registreren.
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.

RPPC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen. Heb je hier bezwaar tegen? Laat het ons weten.

• Om jouw inschrijving af te handelen nadat je een product of dienst hebt afgenomen
• Om jou te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienst uit te voeren die jij hebt afgenomen
• Om goederen en diensten te leveren die jij hebt afgenomen
• Om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren.
• Om de nieuwsbrieven en mailings te verzenden waarvoor jij je hebt aangemeld
• Om op basis van jouw surfgedrag ons aanbod van diensten op jouw voorkeuren af te stemmen
• De website van RPPC te optimaliseren
• Om jou een uitnodiging te sturen voor een aanstaand evenement
• Het ten behoeve van mogelijke toekomstige evenementen met jouw contact op te nemen
• Dit doen wij óf met toestemming van jou óf als het ondernemersbelang voor ons prevaleert (ex artikel 6 lid 1 sub a en artikel 6 lid 1 sub f van de AVG verordening)
• Voorts is het voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht (ex artikel 7:401 e.v.) eveneens mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens (moeten) verwerken (ex artikel 6 lid 1 sub b van de AVG-verordening).
•  

De door RPPC verwerkte persoonsgegevens zijn afkomstig van

• De website van RPPC
• Telefonisch contact
• Google Analytics
• LinkedIn-account van RPPC
• Survey Monkey
• Website formulieren (ingevuld door jou)

Het gaat hierbij om naam en contactgegevens van de klant of de contactpersoon die namens de klant handelt, zoals: adresgegevens (voor onder andere bezoeken, klantrelatie onderhoud en evenementen), mailadres (telefonisch ingevuld of via een formulier op de website), telefoonnummer, IP-adressen en bankgegevens (enkel voor betalingen). Verder gebruikt RPPC persoonsgegevens die worden ingevuld op de contactpagina van onze website om de verzoeken via deze pagina correct te kunnen behandelen. Daarvoor worden naam, e-mailadres en telefoonnummer gevraagd. Hierna wordt onder het kopje ‘Doorgifte data aan derden’ toegelicht dat wij voor sommige onderdelen ook persoonsgegevens delen met derden, indien dit een betere dienstverlening mogelijk maakt of noodzakelijk is om de dienstverlening te volbrengen

2. De gevolgen van het niet verstrekken

Wij begrijpen dat jij het niet altijd goed vindt, dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Het niet akkoord zijn met ons cookiebeleid kent geen negatieve gevolgen. Jij kunt vrijuit op onze website rondsurfen. Het invullen van het webformulier is echter een actieve handeling van jou en om hier gepast op te kunnen reageren hebben wij wel jouw gegevens nodig (e-mailadres, NAW-gegevens etc.). Komt er geen opdracht tot stand en wil jij dat jouw persoonsgegevens direct worden verwijderd? Geef dat aan ons door. 

3. Hoelang worden deze gegevens bewaard

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. De bewaartermijn is dus afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. Wij streven ernaar om de gegevens periodiek na het verstrijken van het doel uit onze data te verwijderen. Het kan echter voorkomen dat wij een persoonsgegeven hebben gemist. Indien dit het geval is kun je contact met ons opnemen via rppc@rppc.nl

4. Gebruik data

Voor verwerkingen van persoonsgegevens die RPPC op eigen initiatief verricht, zoals het verwerken van eigen klantdata, geldt RPPC  als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de privacyregelgeving. Dat betekent kort gezegd dat RPPC als organisatie verantwoordelijk is voor de naleving van deze regelgeving. Daarnaast kan RPPC voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens ‘verwerker’ zijn in de zin van de privacyregelgeving. Bij die diensten gelden de klanten van RPPC als verwerkingsverantwoordelijken. Een voorbeeld hiervan is tijdens het aanmelden voor evenementen. Hierbij is het van belang om te weten dat wij deze gegevens – met toestemming van de opdrachtgever/klant – hebben ontvangen.

5. Bescherming data

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via rppc@rppc.nl  

Wij hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
• Wij versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (TLS, voorheen SSL). Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje;
• Persoonsgegevens zijn beschikbaar voor minimaal aantal medewerkers van RPPC, die de gegevens nodig hebben om de dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Medewerkers van RPPC die toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn op de hoogte van de nieuwe wet- en regelgeving en het zorgvuldig omgaan met jouw gegevens. Daarnaast is er binnen RPPC een interne projectgroep actief bezig met de implementatie van de AVG- verordening dan wel het actualiseren van de regelgeving omtrent die verordening;

6. Sollicitaties

We doen er alles aan om jouw privé gegevens ook echt privé te houden. Alleen medewerkers die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot jouw persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. We maken gebruik van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen. 

Als je solliciteert of komt werken bij ons willen we je graag leren kennen en hebben we jouw persoonsgegevens nodig voor:

• Het behandelen van je sollicitatie
• Het voeren van de salarisadministratie
• Het voeren van de medewerker administratie
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen

Wij verkopen of verhandelen jouw gegevens niet aan derden. Het kan echter zijn dat wij wettelijk worden verplicht bepaalde gegevens van sollicitanten of medewerkers te delen met derden, je moet dan bijvoorbeeld denken aan bevoegde opsporingsinstanties.

Als je niet direct onze collega wordt betekent dat niet dat je dat in de nabije toekomst ook niet kunt zijn. We vragen dus je toestemming je gegevens te bewaren zodat we later nog eens contact met je op kunnen nemen. Natuurlijk vernietigen we je gegevens als we ze niet meer voor dit doel nodig hebben en je mag ons ook vragen deze te wijzigen of te verwijderen via hetzelfde mailadres. Dit laatste geldt niet als wij verplicht zijn deze gegevens te bewaren bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. 

Tenslotte willen we je erop wijzen dat wij wijzigingen kunnen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren je daarom om deze regelmatig te bekijken, zo blijf je op de hoogte van eventuele wijzigingen. 

9. Cookiebeleid

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies accepteren leidt tot een optimaal gebruik van onze website. De keuze is echter aan jou. 

Wat zijn cookies? 
Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de website worden meegestuurd aan jouw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van de randapparatuur worden opgeslagen. De browser kan deze informatie bij een volgend bezoek aan de website terugsturen. De cookies die via deze website worden geplaatst kunnen jouw randapparatuur of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we jou om toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Als je deze cookies in jouw browser uitzet dan kun je niet meer van alle functionaliteiten van RPPC gebruik maken en embedden content kan niet meer getoond worden. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

10. Verwijderen van cookies

De toestemming die jij hebt gegeven aan ons voor het plaatsen en uitlezen van first en third party cookies, kan je te allen tijde intrekken door jouw browser zo in te stellen dat deze geen cookies accepteert en/of door via bovenstaande optie te kiezen voor cookies Weigeren. 

11. Fotografie op events

Wanneer jij aanwezig bent op een event van RPPC bestaat de mogelijkheid dat je gefotografeerd wordt. Wij zijn niet verplicht om hiervoor aan jou toestemming te vragen, omdat het niet ons doel is om de foto’s te gebruiken voor de identificatie van jou. De foto’s worden gemaakt ter promotie van ons en zijn enkel bedoelt als sfeerimpressie. Daarnaast zien wij in het kader van de AVG-verordening het als een gerechtvaardigd belang om de gemaakte foto’s te gebruiken op onze Social Media kanalen. Sta jij op een foto en zou jij graag zien dat die foto wordt verwijdert, stuur dan een mail met jouw verzoek naar rppc@rppc.nl. Wij zullen jouw verzoek binnen vier weken na ontvangst verwerken.

12. Vragen en rechten

Jij hebt het recht om bij RPPC een verzoek in te dienen voor inzage in welke persoonsgegevens er van jou door RPPC worden verwerkt. Wanneer jij van mening bent dat die persoonsgegevens niet of niet langer volledig zijn, kun jij bezwaar maken tegen de persoonsgegevensverwerking, een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast hebt jij het recht om jouw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde. RPPC zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of jou gemotiveerd toelichten waarom jouw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. Het kan zijn dat RPPC aanvullende informatie nodig heeft om jouw verzoek te verwerken. Bijvoorbeeld in het geval van een verzoek tot inzage of verwijdering zal RPPC zeker willen weten dat jij diegene bent over wie de betreffende persoonsgegevens gaan. Jij mag jouw verzoek zenden aan RPPC, waarvan de contactgegevens hieronder te vinden zijn. 

Een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering, dan wel beperking en bezwaar kunt u schriftelijk indienen. Dat kan via ons webformulier of schriftelijk via:

RPPC
Postbus 54200
3008 JE Rotterdam
E-mail:  rppc@rppc.nl

Tevens bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is daarover meer informatie te vinden. 

Laatst aangepast: 28-02-2022
RPPC kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Een aangepaste privacyverklaring is van toepassing vanaf de datum zoals hier vermeld.