Persoonsgegevens die worden verwerkt
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Rotterdam Port Promotion Council (hierna: ‘RPPC’, ‘wij’, ‘onze’) met persoonsgegevens omgaat en hoe jij jouw rechten daarover kunt uitoefenen. Wij vinden jouw privacy erg belangrijk en zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die jij met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten wij graag toe hoe wij dat doen. Heb je hier vragen over, dan beantwoorden wij deze graag! Je kunt ons bereiken via rppc@rppc.nl.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens doordat jij gebruik maakt van onze diensten en/of omdat jij deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die RPPC (mogelijk) verwerkt, afhankelijk van de dienst die jij afneemt.

• Bedrijfsnaam en de contactgegevens van het bedrijf (adres, algemeen telefoonnummer en algemeen e-mailadres) uit het register van de KvK.
• Bankrekeningnummer van het bedrijf.
• Persoonsgegevens van de contactpersoon/personen:
  • Voornaam en achternaam
  • Geslacht (alleen ten behoeve van aanhef)
  • Functie
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
• Relatiespecifiek:
  • Lid of donateur
  • Lidstatus
  • Communicatievoorkeur en deelname aan community
• Bezoekrapport (na bezoek van een evenement, alleen met uitdrukkelijke toestemming):
  • Informatie over de voortgang binnen jouw bedrijf, de sector, diensten en producten
  • Personele wijzigingen om onze contactpersonenlijst actueel te houden
  • Informatie over collega-bedrijven die baat kunnen hebben bij een RPPC-lidmaatschap
  • Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet met externen gedeeld, bedoeld om jouw interesses te registreren.
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
RPPC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Heb je hier bezwaar tegen? Laat het ons weten.

• Om jouw inschrijving af te handelen nadat je een product of dienst hebt afgenomen
• Om jou te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienst uit te voeren die jij hebt afgenomen
• Om goederen en diensten te leveren die jij hebt afgenomen
• Om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren
• Om nieuwsbrieven en mailings te verzenden waarvoor jij je hebt aangemeld
• Om ons aanbod van diensten op jouw voorkeuren af te stemmen op basis van jouw surfgedrag
• Om de website van RPPC te optimaliseren
• Om jou uitnodigingen te sturen voor aanstaande evenementen en toekomstige evenementen
• Voor direct marketingdoeleinden, waaronder het toesturen van promoties en aanbiedingen

Rechtsgronden voor de verwerking
De verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden:

1. Toestemming (artikel 6, lid 1, sub a AVG): In gevallen waar wij toestemming hebben ontvangen.
2. Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f AVG): Waarbij ons ondernemersbelang prevaleert, bijvoorbeeld voor direct marketingdoeleinden.
3. Noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG): Voor het leveren van onze diensten en producten.
4. Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c AVG): Voor fiscale doeleinden en wettelijke rapportage.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Hieronder een overzicht van bewaartermijnen per categorie:

• Klantgegevens: maximaal 7 jaar na beëindiging van de klantrelatie (wettelijke bewaartermijn).
• Gegevens voor direct marketing: zolang als de betrokkene lid is en geen bezwaar heeft gemaakt tegen marketingcommunicatie.
• Bezoekrapporten en relatiebeheerinformatie: maximaal 3 jaar, tenzij anders overeengekomen.

Bronnen van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die RPPC verwerkt zijn afkomstig van:

• De website van RPPC
• Telefonisch contact
• Google Analytics
• LinkedIn-account van RPPC
• Survey Monkey
• Websiteformulieren (door jou ingevuld)

Delen van gegevens met derden
RPPC deelt persoonsgegevens met derde partijen indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Hierbij gaat het om de volgende categorieën ontvangers:

• IT-dienstverleners (bijvoorbeeld hosting, websitebeheer)
• Marketingpartners (voor het verzorgen van onze nieuwsbrieven en campagnes)
• Financiële dienstverleners (voor facturatie en betaling)
• Beveiligingsdiensten (voor de bescherming van onze gegevens)

Voor elk van deze partijen sluit RPPC verwerkersovereenkomsten om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelen
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en hebben passende maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Servers en apparaten van medewerkers zijn beveiligd met actuele software (zoals virusscanners en firewalls).
• Wij versturen jouw gegevens uitsluitend via beveiligde internetverbindingen (TLS/SSL).
• De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot noodzakelijke medewerkers en geautoriseerd op basis van hun functie.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)
Voor specifieke gegevensverwerkingen met verhoogde risico’s voert RPPC een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit om risico’s voor betrokkenen in kaart te brengen en passende maatregelen te nemen.

Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele, analytische, en tracking cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren. Bij jouw eerste bezoek vragen we om toestemming. Je kunt je cookies te allen tijde beheren via de instellingen van je browser.

Fotografie op evenementen
Bij aanwezigheid op onze evenementen bestaat de mogelijkheid dat je gefotografeerd wordt. De foto’s worden enkel gebruikt als sfeerimpressie en zijn niet bedoeld om specifieke personen te identificeren. Voor promotiedoeleinden beschouwen wij het gebruik van foto’s als een gerechtvaardigd belang onder de AVG. Wil je toch een foto laten verwijderen, stuur dan een verzoek naar rppc@rppc.nl.

Rechten van betrokkenen
Je hebt de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid.
• Wij behandelen elk verzoek met zorg en streven ernaar binnen vier weken te reageren.

Verzoeken kunnen worden ingediend via:

RPPC
Postbus 54200
3008 JE Rotterdam
E-mail: rppc@rppc.nl

Klachten kunnen worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laatst aangepast: 07-10-2024.