In een serie artikelen spreekt RPPC met marktpartijen over de digitalisering van logistieke processen en de manier waarop het delen van data veilig mogelijk is. In deze aflevering komt Mark Dietz, Commercieel Directeur van Olof MTT aan het woord.

Het digitaal delen van informatie wordt steeds belangrijker, geeft Mark Dietz van Olof MTT aan. “We proberen dat zoveel mogelijk met EDI-verbindingen en interfaces naar de verschillende partijen te doen.” Dat gaat daarbij om de verschillende logistieke partners en individuele chauffeurs waarmee Olof MTT samenwerkt, maar bijvoorbeeld ook om de douane-agenten. “Het delen van data met hen is sinds de Brexit belangrijker geworden.”
Dietz merkt dat klanten steeds vaker gebruik maken van portals waar ze orders inschieten, “en ons per mail een notificatie sturen dat de orders klaar staan. Wij accepteren de orders dan in het systeem. Veel processen zijn op die manier gedigitaliseerd.”

Digitale communicatie

Chauffeurs die voor Olof MTT rijden hebben vaak een digitale terminal in de cabine. Hierop verschijnen instructies. Bijvoorbeeld bij welke ferryterminal de chauffeur de trailer moet ophalen, waar gelost moet worden en waar hij of zij vervolgens moet terugladen. “Een deel van de vervoerders heeft een heel grote vloot aan trekkers. Zij werken met een eigen planningsysteem waarbij wij geen direct digitaal contact hebben met de trucks die voor ons onderweg zijn.” In dat geval krijgt de planner van dat transportbedrijf instructies van de planningsafdeling van Olof MTT. “Dat gaat voor een groot deel vanuit ons planningssysteem. Dat creëert een mail naar die vervoerder toe, of onze medewerkers maken vanuit outlook een mail met instructies.

Gijzelsoftware vaak in het nieuws

Het gevaar slachtoffer te worden van computercriminaliteit bestaat al heel lang, maar zeker de afgelopen jaren nam het aantal aanvallen sterk toe. Zogenaamde ‘ransomware’-aanvallen, waarbij gegevens en systemen geblokkeerd worden door criminelen en bedrijven losgeld moeten betalen, halen bijna wekelijks het nieuws. Ook kleinere ondernemingen kunnen getroffen worden. Dietz: “We werken met een externe IT-leverancier, die niet alleen voor de hardware zorgt, maar ook onze servers pc’s en data-opslag beschermt.” Dat doet deze dienstverlener onder meer met een firewall, die kwaadaardige toegang zoveel mogelijk voorkomt.

Extra beveiliging

“Daarnaast introduceerden we vorig jaar tweefactorauthenticatie. Medewerkers hebben nu meer nodig dan de traditionele combinatie van wachtwoord en gebruikersnaam om toegang te krijgen tot programma’s.” Omdat het consequent gebruik van sterke wachtwoorden in de praktijk lastig is, ontwikkelden IT-fabrikanten een systeem waarbij medewerkers bij het inloggen een individuele code, die elke keer anders is, moeten ingeven om toegang te krijgen. “Onze medewerkers ontvangen die code op hun mobiele telefoon,” legt Dietz uit. “Zo worden de systemen weer een stukje veiliger.”

Olof MTT gaat binnenkort nog een stap verder, door geheel over te schakelen op cloud-services. “Vanaf dat moment hebben we geen eigen servers meer in huis en profiteren we van de beveiliging die onze IT-dienstverlener biedt.” Geheel zonder uitdagingem verloopt die overstap niet, want het dorp Klundert, waar de onderneming gevestigd is, beschikt nog niet over de noodzakelijke glasvezelverbindingen. “Onze dienstverlener legt dat nu aan.”

Alert op verdachte mailtjes

Hoe geavanceerd de aangeschafte beveiliging ook is, in de praktijk zijn de werknemers meestal de zwakke schakel. “We wijzen onze medewerkers er continu op dat ze niet op linkjes moeten klikken of bestanden moeten openen van afzenders die ze niet kennen. Omdat de ellende niet te overzien is als het bericht van criminelen komt. Gelukkig is dat tot nu toe niet gebeurd; we zijn heel alert.”

Als vanuit huis wordt gewerkt, wat binnen de onderneming niet veel gebeurt, dan verloopt de datacommunicatie via een VPN-verbinding. Die zorgt als het ware voor een beveiligde ‘tunnel’ naar de bedrijfssystemen, waardoor gegevens veilig verstuurd kunnen worden. “En als die medewerker vervolgens niet meer thuis werkt, dan sluiten we de VPN-connectie direct, zodat de verbinding niet actief blijft.”