Bij Rotra draait alles om 'Click, Ship, Smile', legt Sales Executive Dennis Pieters uit. “De gedachte erachter is dat we onze klanten willen verwelkomen in het volledig digitale domein. Dat onderscheidt ons van de traditionele expediteur.” Rotra beschouwt zichzelf als een digitale expediteur, vult Operations Manager Ocean Jordy van den Eijnden aan. “Het is eigenlijk een fusie van meer dan een eeuw ervaring enerzijds, met het volledig digitaliseren van onze dienstverlening anderzijds.”

Connecties met systemen van klanten

Op het online platform van Rotra hebben klanten toegang tot alles wat ze nodig hebben. Pieters: “Ze kunnen boekingen maken, offertes opvragen, zendingen volgen, chatten met onze medewerkers, aangepaste rapporten genereren en meer.” Ook bouwt het team van Rotra zelf API's (digitale connecties) naar de systemen van de klanten en leveranciers. En vooral ook naar platforms als Portbase en de digitale omgeving van de douane.

“Een ander kenmerk is de directe integratie met de ERP-systemen van klanten,” geeft Van den Eijnden aan Zo worden data tussen partijen in de supply chain snel en efficiënt gedeeld. “Ons portaal is op die manier een verlengstuk van hun bedrijfsvoering. Dit, terwijl wij weer baat hebben van informatie die klanten en partners met ons delen.”

Digitale ondersteuning

Nu is nog niet elke klant van Rotra even ver in de digitale transitie. Om mogelijke zorgen weg te nemen organiseert Rotra daarom workshops op locatie van de klant, waarbij de eigen IT-experts van Rotra alle mogelijke uitleg geven. Pieters: “We ondersteunen klanten die de overstap naar digitaal als spannend ervaren.”

Daarbij wordt ook duidelijk gemaakt dat de digitale omgeving geen vervanging is voor het menselijke contact. “We hanteren de strategie ‘Digitaal waar mogelijk, persoonlijk contact waar nodig.” Volgens Pieters en Van den Eijnden leidt digitalisering er juist toe dat meer aandacht kan worden besteed aan persoonlijk contact. Er is bijvoorbeeld veel meer ruimte voor het geven van advies aan de klant.

De ontwikkeling naar een status als ‘digitale expediteur’ betekent dat Rotra fors investeerde in het eigen IT-team. Sterker nog, IT is de drijvende kracht binnen de organisatie. Pieters: “We namen een IT-partij over, om de kennis in eigen huis te hebben. Zo garanderen we de stabiliteit, veiligheid en voortdurende verbetering van onze digitale diensten.” Die verbetering uit zich in het feit dat klanten tot 30% op de kosten van hun zendingen kunnen besparen.

Frisse perspectieven

Het wervingsbeleid voor nieuwe medewerkers, samen te vatten als de ‘Rotra Next Employee’, richt zich op competenties die meer dan ooit samenhangen met interesse in innovatie en ondernemerschap. “De mensen die we aannemen brengen zo frisse perspectieven en een andere kijk op expeditie binnen de organisatie,” stelt Van den Eijnden.

De omslag die de onderneming de afgelopen jaren doormaakte, komt ook tot uiting in de aanstaande verhuizing naar een nieuw kantoor. “Het wordt fris en modern met mooie visuals die de kracht van de Rotterdamse haven tonen.”