Met meer dan 400 medewerkers verspreid over Nederland, Duitsland, België en Roemenië is DataMondial uitgegroeid tot een Europese marktleider in backoffice-ondersteuning en business process outsourcing, dat wil zeggen documentverwerking, data-entry en hybride AI-oplossingen waarbij grote hoeveelheden, vooral repetitieve, data en documenten veilig en efficiënt worden verwerkt door een slimme combinatie van technologie en mensenwerk (‘human in the loop’).

We spraken met Burt Propsma, oprichter en eigenaar van DataMondial, over de groei van zijn bedrijf, de impact van AI en de manier waarop logistieke dienstverleners efficiënter kunnen werken in een tijd van personeelstekorten en digitalisering.

“Van zeevracht tot luchtvracht en van trein- tot wegvervoer, wij kunnen 100+ typen documentatie verwerken met ons ervaren Remote Backoffice Team vanuit drie Operations Centers in de EU.”

Van familiebedrijf naar marktleider 

“Ik ken RPPC goed, ik heb er zelfs vele businessreizen mee gemaakt en een paar jaar in het dagelijks bestuur gezeten!”, vertelt Burt – duidelijk met enthousiasme. Sander Walraven (commercieel directeur) is ook enthousiast en bezoekt de meeste events. De carrière van Burt begon als jurist, maar al snel vond hij zijn weg in de logistieke sector. Hij werkte onder andere bij Smit Tak, Cornelder en Lehnkering (nu DP World). “Daar zag ik hoeveel documenten er handmatig verwerkt moesten worden. Al in 2005 dacht ik: dit moet slimmer en goedkoper om concurrerend te blijven.”

Op 48-jarige leeftijd besloot hij in 2008 voor zichzelf te beginnen en zette hij DataMondial op – van een mooi directiekantoor bij Lehnkering naar een kamertje in het WTC. “We begonnen met twee medewerkers in Roemenië, waar mijn twee broers al een bedrijf hadden. Al snel groeiden we naar acht. De besparingen voor bedrijven waren enorm, en dat zagen klanten in mijn netwerk ook. Binnen no time hadden we zestig mensen voor de logistiek aan het werk.”

DataMondial is een echt familiebedrijf, opgezet door Burt, zijn broer en zijn Roemeense schoonzus, die in Galati leiding geeft aan de operations. “Veel mensen werken al vijftien jaar bij ons en ons verloop is zeer laag. In Roemenië hebben we drie locaties en daar investeren we ook in de omgeving; we zijn actief betrokken bij tal van maatschappelijke projecten.”

Vandaag de dag is DataMondial, naast de verzekerings- en retailbranche, ook zeer actief in de multimodale logistieke sector. “Daarin verzetten we veel werk; we verwerken bijvoorbeeld de dagelijkse documentenstromen en (complexe) datainvoer voor expediteurs, rederijen, (3PL) transporteurs, declaranten en warehouses. Momenteel doen we 300.000+ logistieke transacties per maand.”

“Aangezien we veelal in de eigen systemen van de klant werken, bijvoorbeeld in het WMS, FMS, DMS of TMS, zijn nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid en datasecurity essentieel. Daarom zijn we ook volledig ISO 27001-gecertificeerd en voldoen we als een van de weinige outsourcingbedrijven aan de strikte Europese regels omtrent datasecurity en persoonsdata.”

De kracht van Hybrid Processing: AI én menselijke expertise 

DataMondial werkt volgens het principe van ‘Human in the Loop’: waar AI en automatisering tekortschieten, vullen mensen de gaten op. “Automatisering en AI zijn geweldig, maar nog steeds niet 100% betrouwbaar of geschikt voor bepaalde taken,” zegt Burt.

Een goed voorbeeld is de verwerking van zeevrachttarieven. “Expediteurs werken met complexe en snel veranderende tarieven van rederijen. Wij hebben een AI-oplossing ontwikkeld die grote hoeveelheden gegevens verwerkt, maar onze specialisten controleren en corrigeren waar nodig – en dat is vaak nodig. Deze werkwijze zorgt voor 100% verwerkingsgarantie.”

Voor veel kleine en middelgrote logistieke bedrijven is AI vaak een te grote investering. “Daar springen wij op in. Wij bouwen betaalbare AI-modules/RPA-oplossingen die bedrijven helpen zonder dat ze zelf grote investeringen hoeven te doen.”

De voordelen van een neutraal backoffice  

De logistieke sector staat onder druk. Personeelstekorten, geopolitieke spanningen en digitalisering zorgen voor uitdagingen. “Veel bedrijven denken nog steeds dat ze alles zelf moeten doen, maar dat is niet meer houdbaar,” zegt Burt. “Outsourcing is geen bedreiging, maar een oplossing – een perfecte manier om het personeelstekort op te lossen.”

AI en digitalisering: kans of valkuil? 

“Veel bedrijven overschatten wat AI nu al kan en onderschatten wat er zonder menselijke controle mis kan gaan. Wij omarmen AI volledig, maar wel op een realistische manier. AI is een krachtig hulpmiddel, geen magische oplossing. Je moet blijven investeren in hybride modellen waarin menselijke expertise en technologie samenwerken – hybrid processing.”

Boodschap voor RPPC-leden 

• AI is belangrijk, maar wees realistisch met je verwachtingspatroon. Het is een hulpmiddel, geen totaaloplossing.
• Denk out-of-the-box met betrekking tot het oplossen van het personeelstekort. Dat lost zichzelf niet op. Mensen aannemen uit dezelfde pool, die van het ene naar het andere bedrijf gaan, is alleen maar rondraaien in dezelfde cirkel.

“Wij streven ernaar om het beste en meest neutrale backoffice voor de logistiek te zijn,” besluit Burt. “Neutraliteit en vertrouwelijkheid zijn bij ons gegarandeerd.”