Statuten en reglementen
Statuten
NAAM EN ZETEL
Artikel 1.
De stichting draagt de naam: Stichting Rotterdam Port Promotion Council en is gevestigd te Rotterdam.
DOEL
Artikel 2.
De stichting heeft ten doel algemene en specifieke promotie activiteiten te verrichten teneinde:
1. de ladingstromen via de Rotterdamse haven te behouden en te vergroten;
2. de maritieme dienstverlening in de Rotterdamse haven te ondersteunen.
MIDDELEN
Artikel 3.
Zij tracht haar doel te bereiken door het verzorgen van promotiereizen, ontvangsten, beurzen en de inzet van andere wettige middelen.
BESTUUR
Artikel 4.
1. Het Bestuur bestaat uit tenminste acht en ten hoogste tien leden welke met inachtneming van het hierna in de leden 2 en 3 bepaalde worden benoemd door Het Bestuur.
2. a. Twee bestuursleden worden benoemd op bindende voordracht van Havenbedrijf Rotterdam N.V.
b. Eén bestuurslid wordt benoemd op bindende voordracht van de Kamer van Koophandel Rotterdam.
c. Eén bestuurslid wordt benoemd op bindende voordracht van Deltalinqs.
d. Eén bestuurslid wordt benoemd op bindende voordracht van de Nederlandse Organisatie voor Expeditie en Logistiek FENEX.
e. Eén bestuurslid wordt benoemd op bindende voordracht van de Vereniging van Rotterdamse Cargadoors.
f. Het Bestuur kan andere belanghebbende groeperingen/personen uitnodigen een bindende voordracht voor de benoeming van een bestuurslid op te
maken.
Het streven is er opgericht dat de bestuursleden vertegenwoordigers zijn van de donateurs van de stichting.
3. Indien een voordragende organisatie niet binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van Het Bestuur tot het opmaken van een voordracht overgaat is Het Bestuur vrij in zijn keuze.
4. Indien het aantal bestuursleden beneden acht daalt blijft Het Bestuur een bevoegd college vormen doch het is verplicht zo spoedig mogelijk in de vervulling van de vacature(s) te doen voorzien.
Artikel 5.
1. Tenzij bij de benoeming anders is bepaald, is de ambtsperiode der bestuursleden vier jaar en loopt gelijk met de kalenderjaren. Zij kan telkens met eenzelfde periode worden verlengd. Het Bestuur stelt een rooster van aftreden op, op basis waarvan telkenjare de helft van het aantal bestuursleden aftreedt. Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats in van degene die hij opgevolgd heeft.
2. Het lidmaatschap vervalt:
a. bij overlijden;
b. op eigen verzoek;
c. wanneer de betrokkene door Het Bestuur uit zijn functie wordt ontheven op een gemotiveerd verzoek van de voordragende organisatie;
d. na afloop van het kalenderjaar waarin de betrokkene zijn werkzaamheden beëindigt in de maatschappelijke functie op grond waarvan hij werd uitgenodigd tot Het Bestuur toe te treden;
e. door verlies van kwaliteit/hoedanigheid op grond waarvan de betrokkene is voorgedragen of is benoemd; of
f. ten aanzien van de hiervoor ingevolge artikel 4 lid 2 sub f. benoemde bestuursleden en ten aanzien van de niet op voordracht benoemde bestuursleden door een daartoe strekkend besluit van Het Bestuur dat genomen wordt met drie/vierde meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
3. Het Bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen.
4. Het Bestuur is bevoegd de macht en de bevoegdheden, aan dit bestuur bij of krachtens deze statuten toegekend, onder zijn verantwoordelijkheid geheel of gedeeltelijk te delegeren aan een functionaris of aan één of meer door Het Bestuur uit zijn midden aangewezen commissies.
Krachtens de aldus verleende bevoegdheid benoemt en ontslaat Het Bestuur een of meer directeuren der stichting, die onder meer tot taak hebben een bureau der stichting te organiseren en te leiden, en van wie de verdere werkzaamheden, voorzover in deze statuten niet aangegeven, zullen worden vastgesteld bij door Het Bestuur vast te stellen taakomschrijving. Een directeur kan de titel van algemeen directeur worden verleend.
5. Het Bestuur kan (een) bestuurslid/bestuursleden een vergoeding toekennen.
Artikel 6.
1. Het Bestuur kiest uit zijn midden:
a. een voorzitter;
b. een plaatsvervangend voorzitter; en
c. een penningmeester.
Eén van de bestuursleden kan door Het Bestuur tot secretaris worden benoemd.
2. De stichting wordt vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende bestuursleden.
Artikel 7.
1. Het Bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit nodig achten, doch in elk geval eenmaal in de drie maanden.
2. De bestuursleden hebben in de vergadering van Het Bestuur ieder één stem.
3. Tenzij in deze statuten anders wordt bepaald, worden alle besluiten in een bestuursvergadering genomen bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen.
4. Een bestuurslid kan in de vergadering optreden als schriftelijk gemachtigde van ten hoogste één mede-bestuurslid.
5. Besluiten van Het Bestuur kunnen ook buiten vergadering worden genomen mits alle bestuursleden zich schriftelijk over het voorstel hebben geuit, geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet en de voor het betreffende besluit voorgeschreven meerderheid van de bestuursleden zich voor het betreffende voorstel heeft verklaard.
DONATEURS
Artikel 8.
Donateurs kunnen zijn door Het Bestuur toegelaten natuurlijke personen en rechtspersonen of handelsvennootschappen, welke een door Het Bestuur vast te stellen minimum jaarlijkse bijdrage betalen.
Artikel 9.
1. De aansluiting als donateur eindigt:
a. door schriftelijke opzegging;
b. door faillissement van de aangeslotene;
c. voor natuurlijke personen door overlijden en voor rechtspersonen en handelsvennootschappen door haar ontbinding;
d. door beëindiging krachtens unaniem bestuursbesluit.
2. Opzegging kan alleen geschieden tegen het einde van enig boekjaar met inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden.
VERGADERINGEN VAN DONATEURS
Artikel 10.
1. Jaarlijks vindt binnen zes maanden na het einde van het boekjaar een vergadering van donateurs plaats, waarin:
a. Het Bestuur verslag uitbrengt over het gevoerde beleid onder overlegging van de jaarrekening;
b. de projecten worden geëvalueerd; en
c. de Raad van Advies verslag uitbrengt van zijn werkzaamheden.
2. De vergadering van donateurs wordt voorgezeten door de voorzitter van Het Bestuur. Bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering van donateurs zelf in haar leiding.
RAAD VAN ADVIES
Artikel 11.
1. De stichting heeft een Raad van Advies die uit minimaal twaalf en maximaal twintig leden bestaat.
2. De leden van de Raad van Advies worden benoemd door Het Bestuur.
3. Indien het aantal leden beneden twaalf daalt, blijven de zittende leden een bevoegde raad vormen, doch zij zijn verplicht zo spoedig mogelijk in de vacature(s) te voorzien. Het Bestuur en de Raad van Advies gezamenlijk nemen alle maatregelen om te voorzien in een vacature.
4. Het Bestuur en de Raad van Advies kunnen de leden van de Raad van Advies schorsen. De schorsing van een lid eindigt indien Het Bestuur niet binnen drie maanden tot zijn ontslag heeft besloten.
5. Het lidmaatschap van een lid van de Raad van Advies eindigt in de volgende gevallen:
i. uittreding volgens rooster van aftreden;
ii. ontslag door Het Bestuur;
iii. op eigen verzoek;
iv. zodra een lid niet meer actief is voor hetgeen hij/zij vertegenwoordigt; of
v. overlijden.
Artikel 12.
1. De Raad van Advies adviseert Het Bestuur gevraagd en ongevraagd over marktontwikkelingen, strategische ontwikkelingen en de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven voorzover die aangelegenheden voor de stichting van belang zijn en brengt jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden aan de vergadering van donateurs.
2. De interne taakverdeling en de verdere werkwijze van de Raad van Advies worden geregeld in een door Het Bestuur in overleg met de Raad van Advies vast te stellen reglement.
GELDMIDDELEN
Artikel 13.
De geldmiddelen der stichting bestaan uit:
a. de jaarlijkse bijdrage van de donateurs, bedoeld in artikel 8;
b. legaten en schenkingen, subsidies, projectbijdrage, vergoedingen voor door de stichting bewezen diensten, alsmede renten en toevallige baten.
Artikel 14.
1. De penningmeester beheert onder verantwoordelijkheid van Het Bestuur en volgens een door Het Bestuur vastgestelde begroting de geldmiddelen van de stichting.
2. Het boekjaar der stichting valt samen met het kalenderjaar.
3. Jaarlijks, binnen vijf maanden na afloop van een boekjaar maakt de directie de jaarrekening op en legt deze over aan Het Bestuur.
4. Het Bestuur stelt de jaarrekening vast. Deze vaststelling strekt de directie tot décharge voor alle handelingen, van welke uit die stukken blijkt of welker resultaat daarin is verwerkt, tenzij uitdrukkelijk voorbehoud is gemaakt en onverminderd hetgeen in de wet daaromtrent is of zal worden bepaald.
STATUTENWIJZIGING
Artikel 15.
1. Deze statuten kunnen worden gewijzigd bij besluit van Het Bestuur, de vergadering van donateurs gehoord hebbende.
Het bestuursbesluit moet worden genomen met een meerderheid van drie/vierde van de stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.
2. De wijziging van de statuten moet bij notariële akte worden geconstateerd.
Ieder bestuurslid is bevoegd bij de notariële akte van statutenwijziging te compareren.
ONTBINDING
Artikel 16.
1. De stichting kan worden ontbonden bij een tweemaal met tenminste drie/vierde van het aantal uitgebrachte stemmen genomen besluit van Het Bestuur, tussen welke besluiten een tijdvak van tenminste zes weken moet liggen, en na de vergadering van donateurs te hebben gehoord.
2. Een eventueel overschot zal ingevolge gezamenlijk besluit van Havenbedrijf Rotterdam N.V. en Het Bestuur van de stichting worden besteed voor een doel, hetwelk zoveel mogelijk met dat der stichting overeenkomt.
REGLEMENTEN
Artikel 17.
Eventuele reglementen worden met inachtneming van het bepaalde in deze statuten vastgesteld en gewijzigd door Het Bestuur
Zij mogen geen bepalingen bevatten, die in strijd zijn met deze statuten.
SLOTBEPALING
Artikel 18.
In alle gevallen, waarin deze statuten of eventuele reglementen niet voorzien, besluit Het Bestuur.
OVERGANGSBEPALING
Met ingang van deze statutenwijziging bestaat Het Bestuur uit de volgende personen:
1. de heer W. van Sluis, als voorzitter;
2. de heer J.M. Vervat, als penningmeester;
3. de heer H.J.M. van der Wyck;
4. de heer J.W.T. van der Steen, als vice-voorzitter;
5. de heer R. Clasquin;
6. de heer A.A. Propsma;
7. de heer G.J. van Tongeren;
8. de heer R. van der Graaf; en
9. de heer H.W. Ledeboer.
Met ingang van deze statutenwijziging bestaat de Raad van Advies uit de volgende personen:
1. de heer Drs D.A. van Doorn;
2. de heer W.P.G.H. Boevé;
3. de heer R. de Reuver;
4. de heer F. van der Gevel;
5. de heer T. de Vries;
6. de heer J.A.A. Kooren;
7. de heer F. Erkelens;
8. de heer Th. Quast;
9. de heer Ing. R. Riemen;
10. de heer C.P.H. Robbeson;
11. de heer C.W.M.H. Schoenmakers;
12. de heer Drs. U. Uiterwijk.
De Raad van Advies stelt een rooster van aftreden op teneinde te vermijden dat alle leden gelijktijdig uittreden.
Het eerste reglement van de Raad van Advies is vastgesteld op dertig augustus tweeduizend zes door Het Bestuur en treedt in werking met ingang van deze statutenwijziging.
VOLMACHT
De comparante is gemachtigd bij een onderhandse akte van volmacht welke onmiddellijk na het passeren aan deze akte zal worden gehecht.
De comparante is mij, notaris, bekend.
Deze akte is verleden te Rotterdam op de dag aan het begin van deze akte vermeld.
Nadat vooraf door mij, notaris, de zakelijke inhoud van deze akte aan de comparante is medegedeeld en door mij, notaris, is toegelicht, heeft zij verklaard van de inhoud daarvan te hebben kennisgenomen, met de inhoud in te stemmen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen. Onmiddellijk na beperkte voorlezing is deze akte door de comparante en mij, notaris, ondertekend.
C.L. Moyano
M.F.E. de Waard-Preller, notaris
UITGEGEVEN VOOR AFSCHRIFT
Reglement voor de Raad van Advies
Het Bestuur van de stichting Stichting Rotterdam Port Promotion Council ("Stichting") besluit overeenkomstig de overgangsbepaling in de statuten van de Stichting dit reglement voor de Raad van Advies vast te stellen:
1. Positionering Raad van Advies in de Stichting
1.1 Het Bestuur bestuurt de Stichting.
1.2 De Raad van Advies staat Het Bestuur terzijde met gevraagd en ongevraagd advies ter zake van aangelegenheden betreffende de activiteiten van de Stichting.
1.3 De directeur van de Stichting organiseert en leidt het bureau van de Stichting.
2. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Advies
2.1 De Raad van Advies staat Het Bestuur terzijde met gevraagd en ongevraagd advies ter zake van marktontwikkelingen, strategische ontwikkelingen en de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven voorzover die voor de Stichting van belang zijn en brengt jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden aan de vergadering van donateurs.
2.2 De leden van de Raad van Advies kunnen door Het Bestuur of door de directeur verzocht worden op te treden als delegatieleider tijdens delegatiereizen, ontvangsten en beurzen.
3. Informatievoorziening
3.1 Het Bestuur verschaft de Raad van Advies tijdig de voor een adequaat functioneren benodigde informatie. In de regel zal dit geschieden als voorbereiding van dan wel tijdens de vergaderingen van de Raad van Advies. Voorts verstrekt Het Bestuur desgewenst alle inlichtingen over zaken van de Stichting die de Raad van Advies mocht verlangen. Indien daarvoor aanleiding is zal Het Bestuur de Raad van Advies tussentijds van relevante informatie voorzien.
3.2 Ieder lid van de Raad van Advies zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van de uitoefening van de adviserende functie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Advies en Het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden.
4. Samenstelling Raad van Advies
4.1 Samenstelling en benoeming
4.1.1 De Raad van Advies wordt benoemd door Het Bestuur van de Stichting.
4.1.2 Bij de samenstelling van de Raad van Advies zal gestreefd worden naar een belangrijke mate van vertegenwoordiging van donateurs van de Stichting, zulks onverminderd de mogelijkheid van benoeming op persoonlijke titel.
4.2 Algemeen
4.2.1 Van de leden van de Raad van Advies wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de ladingstromen van de Rotterdamse haven en de maritieme dienstverlening in de Rotterdamse haven.
5. Intern en extern optreden van de Raad van Advies
5.1 Wanneer de Raad van Advies of individuele leden benaderd worden door externe relaties of door personen werkzaam in de Stichting over aangelegenheden betrekking hebbend op dan wel verband houdend met de Stichting of personen daarin werkzaam dan verwijst het lid van de Raad van Advies in de regel naar de voorzitter van Het Bestuur.
5.2 De Raad van Advies wijst jaarlijks een van zijn leden aan die verslag uitbrengt aan de vergadering van donateurs van de werkzaamheden van de Raad van Advies.
6. Einde lidmaatschap
6.1 Rooster van aftreden/ uittreden
6.1.1 De Raad van Advies stelt een zodanig rooster van aftreden vast dat een lid van de Raad van Advies na benoeming zitting heeft voor een periode van vier jaar. Een volgens rooster aftredend lid is meermaals herbenoembaar.
6.1.2 Een lid van de Raad van Advies treedt af, zodra hij niet meer actief is voor hetgeen hij/zij vertegenwoordigt.
6.2 Schorsing en ontslag
6.2.1 Indien Het Bestuur en de Raad van Advies gezamenlijk van mening zijn dat een van de volgende redenen aanwezig is:
- een bij herhaling geconstateerd onvoldoende functioneren van een betreffende lid;
- een structurele onenigheid van inzicht tussen het betreffende lid en de overige leden van de Raad van Advies;
- enige andere objectiveerbare reden;
en het betreffende lid van de Raad van Advies niet eigener beweging aftreedt neemt Het Bestuur stappen tot zijn schorsing of ontslag.
6.2.2 Over een eventueel naar buiten treden over de schorsing of het ontslag zal tevoren door de Raad van Advies, het betreffende lid van de Raad van Advies en Het Bestuur een gedragslijn worden overeengekomen.
7. Werkwijze
7.1 Aandachtsgebieden
De Raad van Advies kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. De aandachtsgebieden zullen in de regel worden bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de Raad van Advies.
7.2 Vergaderingen
7.2.1 In de regel bereidt de directeur de vergaderingen van de Raad van Advies, in overleg met de voorzitter van Het Bestuur, voor.
7.2.2 De directeur stelt een vergaderrooster op. De leden van de Raad van Advies kunnen tenminste vijftien werkdagen voor de vergadering agendapunten voorstellen.
7.2.3 Vergaderingen worden bijeengeroepen op een termijn van vijftien kalenderdagen onder gelijktijdig toezending van de agenda.
7.2.4. De voorzitter van Het Bestuur zit de vergaderingen van de Raad van Advies voor. Bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in de benoeming van een voorzitter.
7.2.5 Door of vanwege de directeur wordt zorggedragen voor de notulering van de vergaderingen van de Raad van Advies. Indien het een vergadering buiten aanwezigheid van de directeur betreft, bepaalt de voorzitter voorafgaand aan de vergadering op welke wijze de notulering daarvan zal plaatsvinden.
7.2.6 De Raad van Advies vergadert tenminste tweemaal en ten hoogste viermaal per jaar.
7.3 Secretariaat
In het secretariaat van de Raad van Advies wordt voorzien door of vanwege de directeur, die tevens zorgdraagt voor een adequate archivering van de bescheiden van de Raad van Advies. Het archief van de Raad van Advies is te allen tijde toegankelijk voor de leden van de Raad van Advies.
8. Onkostenvergoeding
8.1 De Stichting zal de door de leden van de Raad van Advies ten behoeve van de Stichting gemaakte onkosten aan hen vergoeden.
9. Wijziging reglement
9.1 Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van Het Bestuur. Een voorgenomen wijziging wordt na overleg met de Raad van Advies vastgesteld.
Aldus vastgesteld en ondertekend in de vergadering van Het Bestuur
d.d. 30 augustus 2006
Jhr. Hubert-Jan Margarethus van der Wyck
|
